Help, haar winst lekt weg...

Geschreven door Margot Rombout

Wie heeft er een waterpomptang om de kraan dicht te draaien?

"Heb jij je jaarrapport - de financiële cijfers van je bedrijf - bij je?" vraag ik Regina als ze plaatsneemt aan de tafel. Regina kijkt me vragend en wazig aan.

"Jaarrapport. Cijfers. Wat bedoel je? Je zou me toch helpen met het bepalen van mijn prijzen? Ik wil meer omzet, meer verdienen, dat weet je. Dus moeten mijn prijzen omhoog. Daar gaan we het vandaag toch over hebben??"

Waar gaat je geld naar toe?

Je prijzen verhogen is zo gedaan. Hup € 500 erbij, dat is easy peasy. Veel belangrijker is het om te weten waar je jouw geld aan besteed. Wat koop je, wat investeer je, waar gaat je geld naartoe.

Ik help Regina herinneren wat ze in ons vorige gesprek nog zei:

"Ik heb geen idee waar mijn geld blijft. De omzet is goed. Ik leef er royaal van. Maar aan het eind van het jaar houd ik nooit iets over. Dat ben ik zat. Ik wil nu wel eens geld zien op de bank!!!"

Met 5 uitroeptekens erbij, heb je toen ook nog gezegd.

Ik leg Regina uit dat haar winst weglekt en dat het cruciaal is dat ze weet, ziet, ervaart waar het lek zit.  

Het financiële huishoudboekje van je bedrijf

Samen met Regina kijken we naar haar jaarcijfers en bespreken we wat die cijfers ons laten zien. Regina zucht, zij heeft er duidelijk geen zin in. 

Maar ik zet de schouders eronder. Regina haalt het financiële jaarrapport tevoorschijn.

Dat is het financiële huishoudboekje van haar bedrijf.

Boekhoudtermen, maar wel een die helderheid geeft in de toestand van haar bedrijf.

Wat is de omzet geweest en waar heeft Regina haar omzet aan uitgegeven.

We bespreken de Resultatenrekening, de omzet en al haar uitgaven, die per rubriek zijn genoteerd. Deze rubrieken maken duidelijk waar Regina haar geld/omzet aan heeft uitgegeven.

Een diepe zucht van Regina, toen zij inzag wat zij vorig jaar had gekocht en betaald. Een training hier, een workshop daar, boeken, events bijgewoond, hotel erbij, restaurants.

Het zijn geen wereldschokkende bedragen maar alles bij elkaar opgeteld meer dan zij had gedacht en verwacht.

Regina heeft er nooit bij stil gestaan dat al die events, trainingen, workshops zo veel geld bij elkaar zouden zijn. 

Dat is het gevaar met al die kleine bedragen. € 97 is niet veel, maar 10 x € 97 is toch € 970 en dat wordt het een ander bedrag, bijna 1000 euro.

Winst lekkage

Voor Regina is dit een eyeopener. Het wordt duidelijk voor haar waar zij haar ontvangsten aan besteed. Zij heeft meer geld uitgegeven dan zij gedacht had. Dat al die kleine bedragen tot zo'n groot bedrag konden oplopen, daarvan had ze geen idee.

Dat was haar winst lekkage.

Regina heeft het idee dat zij lekker veel verdient met haar bedrijf, een goed salaris ontvangt en ook nog veel geld overhoudt. Totdat zij op haar bankrekening kijkt; dat kan niet waar zijn? Geen duizenden euro's op de bank? Met alleen het verhogen van haar prijzen zou Regina niet meer winst overhouden.

Hoe voorkomt zij winst lekkage?

Mijn advies aan Regina is: gebruik een online boekhoudprogramma, zodat ze elke maand ziet wat haar ontvangsten en uitgaven zijn. Daarnaast: verwerk elke week alle inkomsten en uitgaven in dit boekhoudprogramma. Niet wachten totdat de BTW maand er is, maar blokkeer een vaste dag met tijdstip in de agenda voor het bijwerken van de administratie.

Zo krijgt Regina controle over haar uitgavenpatroon en kan zij direct ingrijpen als dat nodig is. Geeft ze te veel aan trainingen en workshops uit? "Ga dan op je handen zitten en denk eerst na voordat je spontaan opspringt en ja zegt," is dan mijn advies. 

Controleer elke maand wat het resultaat is van je werken. In een goed boekhoudprogramma krijg je een overzicht van je maandelijkse resultaat; wat is de omzet en wat zijn je kosten.

Inzicht in je cijfers

Inzicht en overzicht in je cijfers, dat zijn mijn kernwoorden.

Zelf werd ik door schade en schande wijzer. Er was een tijd dat ik pas in de BTW maand mijn administratie bijwerkte. Met als gevolg dat ik geen inzicht in mijn omzet en winst cijfers had. Ik gaf te veel geld uit aan leuke trainingen, workshops en bijeenkomsten. Dat was heel gezellig en vaak ook leerzaam, maar ik was het geld ook kwijt. Op het eind van het jaar betekende dat ook minder winst en minder geld op de bank.

Vele kleine bedragen van € 47, € 79 of € 97, bij elkaar opgeteld geven in een jaar een groot bedrag, wat kan oplopen tot

€ 1.000 of wel € 3.000. Mijn les?

Ik ben wat minder 'spontaan' geworden. Voor trainingen en workshops leg ik een apart spaarpotje aan. Nu check ik eerst mijn bank-app alvorens ik 'spontaan' ja zeg.

Sinds ik mijn cijfers elke maand bekijk - wat heb ik ontvangen en wat heb ik uitgegeven, ben ik daar zeer bewust van geworden.

Dit bewustzijn zorgt ervoor dat ik 10 procent van mijn omzet reserveer. In een jaar tijd loopt dat flink op. Ik vind dat heerlijk om op het eind van het jaar een gevulde zak met geld op de bank te hebben staan. Dat geeft mij vertrouwen in mijn bedrijf.

Nieuw scrabble woord

Op het eind van ons gesprek zegt Regina dat haar veel duidelijk is geworden.

"Het is belangrijk dat ik weet waar mijn geld naartoe gaat. Ik ga in een spreadsheet bijhouden welke uitgaven ik de afgelopen maand heb gehad. Dat gaat mij inzicht geven en zo weet ik waar mijn geld naartoe gaat. 

Winstlekkage. Ik had er nog nooit van gehoord. Wel een leuk woord, ga ik gebruiken in scrabble, ik hoor mijn man en kinderen al protesteren. Volgens jou zou ik nu meer geld moeten overhouden van mijn omzet?"

"Zeker. Al na een maand kan je dat zien in je online boekhoudprogramma. Dat je resultaat elke maand groter wordt."

Regina is nog steeds geen fan van haar administratie. Met mijn tip voor vaste dag en tijd in haar agenda heeft zij nu wel elke week haar uitgaven en inkomsten verwerkt. Samen kijken we elke maand naar haar totale omzet, haar totale kosten en haar resultaat. En elke maand zie ik haar glimlach groter worden, blijdschap bij het groeiende saldo op haar bank. 

Heb jij inzicht in jouw cijfers?

Kijk jij naar je cijfers? Ben je nieuwsgierig naar de financiële stand van je bedrijf? Ik nodig je uit: Duik in je online boekhouding en kijk naar wat je ontvangt en uitgeeft. Dan zie je al gauw of je resultaat positief is.

Wil jij meer overhouden van je omzet?

Daarmee help ik je met plezier, stuur mij een mail: margot@winstadviseur.nl 

Ik ben Margot Rombout Winstadviseur

Ga voor meer informatie over Margot Rombout naar haar mooie portret en website!